Как подшивать кассу за месяц

Кассовая книга в электронном виде: ведем, печатаем и храним правильно

Как подшивать кассу за месяц
электронные кассовые документы, кассовая книга

Особенности оформления

Предприятие (как и его подразделения) может вести кассовую книгу как в бумажном, так и в электронном виде. Вести электронную кассовую книгу нужно соблюдая форму и содержание ее бумажного «собрата», но с некоторыми особенностями.

1. Программное обеспечение, с помощью которого ведется кассовая книга, должно обеспечивать визуальное отражение и распечатку каждой из двух частей листа кассовой книги («Вкладний аркуш касової книги» и «Звіт касира»), по форме и содержанию идентичных форме и содержанию кассовой книги в бумажной форме (п. 4.4 Положения № 637*).

Завести кассовую книгу можно в любом программном продукте (Word, Exсel или специализированной бухгалтерской программе).

Так, на титульной странице укажите наименование предприятия, его идентификационный код согласно ЕГР и период, на который оформляется книга. А дальше будьте внимательны. Дело в том, что записи в бумажной кассовой книге проводятся в 2 экземплярах (через копировальную бумагу) (п. 4.3 Положения № 637). При этом страница делится на две части:

— неотрывную часть «Вкладний аркуш касової книги», которая остается в кассовой книге. В ней кассир отражает все поступления и выдачи наличных денежных средств в течение дня;

— отрывную часть «Звіт касира». Данную часть кассир, подытожив операции за день и подсчитав остаток наличных денег в кассе, в конце рабочего дня передает в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами под расписку в кассовой книге.

Конечно, если кассовая книга ведется в электронной форме, делить страницу на две части не нужно. Достаточно оформить два одинаковых бланка по форме № КО-4: один — как «Вкладний аркуш касової книги», а второй — как «Звіт касира» (см. рис.).

Далее записи в кассовой книге производятся кассиром при получении или выдаче наличности по каждому кассовому ордеру и расходной ведомости в день ее поступления или выдачи.

При отсутствии движения наличности в кассе в течение рабочего дня записи в кассовой книге в этот день могут не производиться (п. 4.3 Положения № 637).

Записи в кассовой книге должны делаться до начала следующего рабочего дня (то есть с остатками на конец предыдущего дня).

2. Распечатывать страницы кассовой книги нужно в конце каждого рабочего дня (если в течение такого дня были проведены кассовые операции). Этого требует п. 4.4 Положения № 637.

Конечно, п. 4.4 Положения № 637 разрешает кассиру распечатывать «Вкладний аркуш касової книги»в конце месяца или даже года.

При этом ставит одно условие — должно автоматически распечатываться общее количество листов кассовой книги за такой месяц, а в случае распечатывания в конце года — их общее количество за год.

Однако на практике это удобно, если на предприятии бухгалтер выполняет функции кассира. В противном случае это создает некоторые трудности.

Например, в конце месяца (года) бухгалтеру придется сверять данные во всех «Звітах касира», полученных за месяц (год), чтобы поставить подпись на каждом «Вкладному аркуші касової книги». А если бухгалтер уволится в течение года, то нераспечатанные на тот момент листы останутся неподписанными.

Поэтому распечатке листов кассовой книги лучше уделять внимание каждый день.

«Вкладні аркуші касової книги» в течение года кассир сохраняет отдельно за каждый месяц (делает подшивки).

3. Страницы кассовой книги должны нумероваться автоматически в порядке возрастания с начала года. Обратите внимание! Электронную кассовую книгу заводят (формируют в электронном виде) только на один календарный год.

Нумерацию страниц начинают с даты осуществления первой кассовой операции в текущем году и заканчивают датой последней кассовой операции, проведенной в этом же году.

Нумеруется в книге не количество листов, а количество страниц.

https://www.youtube.com/watch?v=qjbTfygmUaU

Включается ли титульный лист в общее количество страниц? Да.

Ответ на этот вопрос подсказывает сама форма кассовой книги (типовая форма № КО-4).

Нюанс. Если в течение календарного года заканчивается или меняется форма кассовой книги, нумерация страниц будет начинаться снова с «1».

Нумерация приходных и расходных кассовых ордеров должна продолжаться, чтобы не было кассовых ордеров с одинаковыми номерами (категория 109.10 ЗІР).

4. По окончании календарного года «Вкладні аркуші касової книги» формируются в кассовую книгу. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера и скрепляется печатью предприятия (при ее наличии).

А вот какую дату ставить в кассовой книге, распечатанной в конце года? Ведь если следовать требованиям п. 4.

4 Положения № 637 (делать электронную книгу идентичной бумажной), то такой датой должна стать дата первой кассовой операции в текущем году. То есть дата создания кассовой книги. Однако тот же п. 4.

4 Положения № 637 разрешает формировать электронную кассовую книгу только в конце года.

Решить эту загадку нам поможет сама форма кассовой книги. Дело в том, что она призывает указывать дату, когда были пронумерованы и прошнурованы страницы, а также скреплены печатью. Поэтому для кассовой книги в бумажном варианте это будет дата первой кассовой операции, внесенной в эту книгу, а для электронной — дата последней операции в текущем году.

Заметьте, все эти нюансы (частоту распечаток, правила составления и хранения кассовых документов) вы можете зафиксировать в приказе (распоряжении) о кассовой дисциплине.

5. После окончания календарного года кассовую книгу нужно хранить на предприятии в течение 36 календарных месяцев при условии завершения проверки фискальными органами по вопросам соблюдения налогового законодательства.

Исправление ошибок

Исправления в кассовой книге не допускаются (абз. 7 п. 4.2 Положения № 637). Но! В случае необходимости корректировку неправильной записи сделать все-таки можно. При этом Положение № 637 требует, чтобы все исправления были заверены подписями кассира и главного бухгалтера или лица, его замещающего.

Напомним: ошибки в документах, созданных в бумажной форме, исправляют корректурным способом:

— неправильный текст и цифры зачеркивают и над зачеркнутым вписывают правильный текст или цифры;

— делают надпись «исправлено»;

— ставят дату исправления;

— надпись удостоверяют своими подписями лица, которые подписали этот документ.

Если же учетный регистр составлен в электронной форме, то п. 4.6 Положения № 88 говорит о том, что исправление ошибок в документах и регистрах, созданных в форме электронного документа, осуществляется в соответствии с законодательством

Источник: https://i.factor.ua/journals/buh911/2017/october/issue-43/article-31384.html

Как сшивать кассовые документы

Как подшивать кассу за месяц
Подождите… шо вы человеку советуете…На движение денег за каждую дату есть отдельный лист кассовой книги с документами к нему (ПКО, РКО, платёжные ведомости и т.д)…Листы нумеруются в хронологическом порядке…

и в хронологичесском же порядке подшиваются… Вместе с приложенными по порядку документами…И пральна Юля сказала, почитайте Положение…

———————————————————–

Я люблю тебя, жизнь, и надеюсь, что это взаимно!

Если каждый человек сделал счастливым хотя бы одного – себя, мир был бы полон счастливыми людьми!Подождите… шо вы человеку советуете…На движение денег за каждую дату есть отдельный лист кассовой книги с документами к нему (ПКО, РКО, платёжные ведомости и т.д)…Листы нумеруются в хронологическом порядке… и в хронологичесском же порядке подшиваются… Вместе с приложенными по порядку документами…И пральна Юля сказала, почитайте Положение…

———————————————————–

Я люблю тебя, жизнь, и надеюсь, что это взаимно!

Если каждый человек сделал счастливым хотя бы одного – себя, мир был бы полон счастливыми людьми!

Page 3

Подождите… шо вы человеку советуете…На движение денег за каждую дату есть отдельный лист кассовой книги с документами к нему (ПКО, РКО, платёжные ведомости и т.д)…Листы нумеруются в хронологическом порядке…

и в хронологичесском же порядке подшиваются… Вместе с приложенными по порядку документами…И пральна Юля сказала, почитайте Положение…

———————————————————–

Я люблю тебя, жизнь, и надеюсь, что это взаимно!

Если каждый человек сделал счастливым хотя бы одного – себя, мир был бы полон счастливыми людьми!

Page 4

Подождите… шо вы человеку советуете…На движение денег за каждую дату есть отдельный лист кассовой книги с документами к нему (ПКО, РКО, платёжные ведомости и т.д)…Листы нумеруются в хронологическом порядке…

и в хронологичесском же порядке подшиваются… Вместе с приложенными по порядку документами…И пральна Юля сказала, почитайте Положение…

———————————————————–

Я люблю тебя, жизнь, и надеюсь, что это взаимно!

Если каждый человек сделал счастливым хотя бы одного – себя, мир был бы полон счастливыми людьми!

Page 5

Подождите… шо вы человеку советуете…На движение денег за каждую дату есть отдельный лист кассовой книги с документами к нему (ПКО, РКО, платёжные ведомости и т.д)…Листы нумеруются в хронологическом порядке…

и в хронологичесском же порядке подшиваются… Вместе с приложенными по порядку документами…И пральна Юля сказала, почитайте Положение…

———————————————————–

Я люблю тебя, жизнь, и надеюсь, что это взаимно!

Если каждый человек сделал счастливым хотя бы одного – себя, мир был бы полон счастливыми людьми!

Page 6

Подождите… шо вы человеку советуете…На движение денег за каждую дату есть отдельный лист кассовой книги с документами к нему (ПКО, РКО, платёжные ведомости и т.д)…Листы нумеруются в хронологическом порядке…

и в хронологичесском же порядке подшиваются… Вместе с приложенными по порядку документами…И пральна Юля сказала, почитайте Положение…

———————————————————–

Я люблю тебя, жизнь, и надеюсь, что это взаимно!

Если каждый человек сделал счастливым хотя бы одного – себя, мир был бы полон счастливыми людьми!

Page 7

Подождите… шо вы человеку советуете…На движение денег за каждую дату есть отдельный лист кассовой книги с документами к нему (ПКО, РКО, платёжные ведомости и т.д)…Листы нумеруются в хронологическом порядке…

и в хронологичесском же порядке подшиваются… Вместе с приложенными по порядку документами…И пральна Юля сказала, почитайте Положение…

———————————————————–

Я люблю тебя, жизнь, и надеюсь, что это взаимно!

Если каждый человек сделал счастливым хотя бы одного – себя, мир был бы полон счастливыми людьми!

Page 8

Подождите… шо вы человеку советуете…На движение денег за каждую дату есть отдельный лист кассовой книги с документами к нему (ПКО, РКО, платёжные ведомости и т.д)…Листы нумеруются в хронологическом порядке…

и в хронологичесском же порядке подшиваются… Вместе с приложенными по порядку документами…И пральна Юля сказала, почитайте Положение…

———————————————————–

Я люблю тебя, жизнь, и надеюсь, что это взаимно!

Если каждый человек сделал счастливым хотя бы одного – себя, мир был бы полон счастливыми людьми!

Page 9

Подождите… шо вы человеку советуете…На движение денег за каждую дату есть отдельный лист кассовой книги с документами к нему (ПКО, РКО, платёжные ведомости и т.д)…Листы нумеруются в хронологическом порядке…

и в хронологичесском же порядке подшиваются… Вместе с приложенными по порядку документами…И пральна Юля сказала, почитайте Положение…

———————————————————–

Я люблю тебя, жизнь, и надеюсь, что это взаимно!

Если каждый человек сделал счастливым хотя бы одного – себя, мир был бы полон счастливыми людьми!

Page 10

Подождите… шо вы человеку советуете…На движение денег за каждую дату есть отдельный лист кассовой книги с документами к нему (ПКО, РКО, платёжные ведомости и т.д)…Листы нумеруются в хронологическом порядке…

и в хронологичесском же порядке подшиваются… Вместе с приложенными по порядку документами…И пральна Юля сказала, почитайте Положение…

———————————————————–

Я люблю тебя, жизнь, и надеюсь, что это взаимно!

Если каждый человек сделал счастливым хотя бы одного – себя, мир был бы полон счастливыми людьми!

Page 11

Подождите… шо вы человеку советуете…На движение денег за каждую дату есть отдельный лист кассовой книги с документами к нему (ПКО, РКО, платёжные ведомости и т.д)…Листы нумеруются в хронологическом порядке…

и в хронологичесском же порядке подшиваются… Вместе с приложенными по порядку документами…И пральна Юля сказала, почитайте Положение…

———————————————————–

Я люблю тебя, жизнь, и надеюсь, что это взаимно!

Если каждый человек сделал счастливым хотя бы одного – себя, мир был бы полон счастливыми людьми!

Page 12

Подождите… шо вы человеку советуете…На движение денег за каждую дату есть отдельный лист кассовой книги с документами к нему (ПКО, РКО, платёжные ведомости и т.д)…Листы нумеруются в хронологическом порядке…

и в хронологичесском же порядке подшиваются… Вместе с приложенными по порядку документами…И пральна Юля сказала, почитайте Положение…

———————————————————–

Я люблю тебя, жизнь, и надеюсь, что это взаимно!

Если каждый человек сделал счастливым хотя бы одного – себя, мир был бы полон счастливыми людьми!

Page 13

Подождите… шо вы человеку советуете…На движение денег за каждую дату есть отдельный лист кассовой книги с документами к нему (ПКО, РКО, платёжные ведомости и т.д)…Листы нумеруются в хронологическом порядке…

и в хронологичесском же порядке подшиваются… Вместе с приложенными по порядку документами…И пральна Юля сказала, почитайте Положение…

———————————————————–

Я люблю тебя, жизнь, и надеюсь, что это взаимно!

Если каждый человек сделал счастливым хотя бы одного – себя, мир был бы полон счастливыми людьми!

Page 14

Подождите… шо вы человеку советуете…На движение денег за каждую дату есть отдельный лист кассовой книги с документами к нему (ПКО, РКО, платёжные ведомости и т.д)…Листы нумеруются в хронологическом порядке…

и в хронологичесском же порядке подшиваются… Вместе с приложенными по порядку документами…И пральна Юля сказала, почитайте Положение…

———————————————————–

Я люблю тебя, жизнь, и надеюсь, что это взаимно!

Если каждый человек сделал счастливым хотя бы одного – себя, мир был бы полон счастливыми людьми!

Page 15

Подождите… шо вы человеку советуете…На движение денег за каждую дату есть отдельный лист кассовой книги с документами к нему (ПКО, РКО, платёжные ведомости и т.д)…Листы нумеруются в хронологическом порядке…

и в хронологичесском же порядке подшиваются… Вместе с приложенными по порядку документами…И пральна Юля сказала, почитайте Положение…

———————————————————–

Я люблю тебя, жизнь, и надеюсь, что это взаимно!

Если каждый человек сделал счастливым хотя бы одного – себя, мир был бы полон счастливыми людьми!

Page 16

Подождите… шо вы человеку советуете…На движение денег за каждую дату есть отдельный лист кассовой книги с документами к нему (ПКО, РКО, платёжные ведомости и т.д)…Листы нумеруются в хронологическом порядке…

и в хронологичесском же порядке подшиваются… Вместе с приложенными по порядку документами…И пральна Юля сказала, почитайте Положение…

———————————————————–

Я люблю тебя, жизнь, и надеюсь, что это взаимно!

Если каждый человек сделал счастливым хотя бы одного – себя, мир был бы полон счастливыми людьми!

Источник: https://club.dtkt.ua/read.php?13,410164,410692

Данные проверенных и принятых к учету первичных кассовых документов систематизируются по датам совершения операции (в хронологическом порядке) и отражаются накопительным способом в следующих регистрах бюджетного учета:

Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. N КО-3);

Кассовой книге (ф. 0504514);

Журнале операций N 1 по счету “Касса”;

Журнале N 8 по прочим операциям.

В Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. N КО-3) должны регистрироваться все ПКО и РКО.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов применяется для регистрации бухгалтерией ПКО и РКО или заменяющих их документов до передачи их на исполнение в кассу учреждения здравоохранения.

РКО, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов заполняет кассир учреждения здравоохранения.

Кассовая книга (ф. 0504514) обязательно должна вестись в учреждениях здравоохранения при осуществлении операций с использованием наличных денежных средств.

Кассовая книга применяется для учета поступлений и выдач наличных денег как в валюте Российской Федерации, так и в иностранных валютах.

Учреждение здравоохранения ведет только одну Кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись “В этой книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов”.

Общее количество прошнурованных листов в Кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера учреждения здравоохранения.

По мере поступления ПКО и РКО с прилагаемыми документами информация о совершенных кассовых операциях заносится кассиром в Кассовую книгу.

Записи в Кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира, к которому прикрепляются все кассовые документы.

Поступление и расходование наличных денежных средств в иностранной валюте ведется на отдельных листах Кассовой книги по видам иностранных валют.

Записи в Кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

Ежедневно в конце рабочего дня кассиром подсчитываются итоги операций за день, выводится остаток денег в кассе на следующее число и передается в бухгалтерию отчет кассира с ПКО и РКО под расписку во вкладном листе Кассовой книги.

При ведении Кассовой книги автоматизированным способом кассир в конце рабочего дня должен распечатать вкладной лист Кассовой книги и отчет кассира, проверить их и подписать. Отчет кассира вместе с выписанными за день ПКО и РКО передается в бухгалтерию под расписку во вкладном листе Кассовой книги.

Требования к ведению Кассовой книги автоматизированным способом приведены в п. 25 Порядка ведения кассовых операций.

Вкладные листы Кассовой книги в течение года кассир подшивает и хранит отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) вкладные листы Кассовой книги брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера учреждения здравоохранения, и Кассовая книга опечатывается.

Контроль за правильным ведением Кассовой книги возлагается на главного бухгалтера учреждения здравоохранения.

В Журнале операций N 1 по счету “Касса” ведется учет операций по движению наличных денежных средств на счете 0 201 04 000 “Касса”.

Записи в Журнале операций N 1 производятся ежедневно на основании проверенного бухгалтерией кассового отчета по видам валют.

В целом за месяц в Журнале операций N 1 отражаются итоговые суммы по дебету и кредиту счетов бюджетного учета, остатки по счету на начало и конец отчетного периода.

По истечении месяца данные об остатках и оборотах по счету 0 201 04 000 “Касса” переносятся из Журнала операций в Главную книгу.

Исключение составляют операции по получению наличных денежных средств со счета по учету бюджетных (внебюджетных) средств в кассу учреждения и по внесению наличных денег из кассы учреждения на счет по учету бюджетных (внебюджетных) средств, которые отражаются в Журнале операций N 2 с безналичными денежными средствами.

При отражении сумм в иностранной валюте в соответствующей строке графы “Наименование показателя” приводится запись “в рублевом эквиваленте” .

В Журнале операций следует указывать две суммы: в иностранной валюте и в рублях. Рублевый эквивалент суммы в иностранной валюте определяется по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции – день оприходования валюты в кассу или день выдачи из кассы.

В Журнале N 8 по прочим операциям ведется учет операций по движению денежных документов на счете 020105000 “Денежные документы”.

Записи в Журнал производятся по мере совершения операций на основании проверенного бухгалтерией кассового отчета.

По истечении месяца данные об остатках и оборотах по счету 0 201 05 000 “Денежные документы” переносятся из Журнала операций в Главную книгу. Исключение составляют операции с денежными документами, которые находят отражение в других Журналах операций: в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами, Журнале операций расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Источник: https://zakonbase.ru/content/part/605885?print=1

Как правильно заполнить кассовую книгу

Как подшивать кассу за месяц

Ведение кассовой книги — это обязанность любой организации, которая получает или расходует наличные деньги.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Вопреки распространенному заблуждению, это требование не относится к торговым организациям и не касается расчетов с клиентами. Ведение кассовой книги в 2019 году относится больше к внутренним операциям, таким как выдача денег под отчет или выплата заработной платы. Мы расскажем, как оформить этот важный документ без ошибок.

Что такое кассовая книга

Кассовая книга (форма N КО-4) применяется всеми юридическими лицами для учета поступлений и выдачи наличных денег организации в кассе. Ее бланк утвержден постановлением Госкомстата РФ от 18.08.

1998 N 88, однако, в настоящее время его использование для ведения бизнеса не является обязательным с 1 января 2013 года, как формы первичного учетного документа, содержащегося в альбомах унифицированных форм. Поэтому, каждый предприниматель может самостоятельно разработать и применять свой бланк такого документа, соблюдая при этом установленные требования к его заполнению.

Мы расскажем о требованиях и бланке, которые разработаны для этих целей, поскольку их применение позволяет сделать учет наличных операций по кассе более простым и удобным.

Как правильно вести кассовую книгу в 2019 году

На каждом предприятии, приказом руководителя должен быть назначен специальный работник, ответственный за кассу. Если штат позволяет, то это отдельный кассир, если нет, то, как правило, это главный бухгалтер. Именно это лицо должно вести учет всех операций и кассовую книгу.

Контролирует процесс, в любом случае, главный бухгалтер. Сама кассовая книга представляет собой журнал, если ведется в бумажном виде, или отдельный раздел бухгалтерской программы, если ведется в электронном.

И тот и другой способ разрешен, поэтому остановимся на каждом из способов ведения кассовой книги подробнее.

Для начала рассмотрим обязанности кассира, поскольку они не зависят от способа ведения кассовой книги и имеют определенный алгоритм, который выглядит так:

  1. В начале новой смены кассир должен открыть день, то есть внести запись с датой и суммой остатка средств в кассе. Эта сумма должна быть всегда равна остатку на конец предыдущего рабочего дня. Такие операции могут быть не ежедневными, поэтому открывать смену и делать запись в кассовой книге необходимо только в тот день, когда происходило движение средств. В остальные дни остаток просто переносится.
  2. Каждая операция по выдаче или приему наличных средств должна быть оформлена приходным кассовым ордером (ПКО) или расходным кассовым ордером (РКО). Кассир оформляет эти документы, присваивает им номера и делает запись о каждом из них.
  3. В конце смены кассир подводит итоги дня по приходу и расходу, о чем делает соответствующие записи в кассовой книге и выводит остаток. Записи, сделанные за день, заверяет подписью исполнитель с расшифровкой фамилии, имени и отчества. После чего кассовая книга передается на проверку и утверждение главному бухгалтеру.

Такой порядок действий предусмотрен для каждой смены. Это только общие требования к ведению книги, основной порядок работы несколько отличается, в зависимости от организации процесса.

Отдельно нужно отметить требования к хранению кассовой книги. Все РКО, ПКО, отрывные листы, различные чеки и сам журнал должны храниться в компании 5 лет. После истечения этого срока документацию следует уничтожить в установленном порядке.

Как заполнять кассовую книгу: образец электронного бланка

Проще всего организовать ведение кассовой книги в бухгалтерской программе, в которой отражается весь учет в организации. Эта функция, например, есть в 1С и других программах.

В этом случае бланк формируется и заполняется прямо на компьютере, порядок внесения записи при этом не меняется: необходимо вносить сведения о каждом ПКО или РКО. В конце дня кассир должен подвести итог, вывести остаток по счету и распечатать листы кассовой книги за день в двух экземплярах.

Все документы обязательно поступают на проверку главного бухгалтера, который сверяет данные первичных документов с данными в регистрах и заверяет их своей подписью. Исправления и правки недопустимы.

Ежегодно, а если обороты по кассе в организации ежедневные, то и ежеквартально, распечатанные листы кассовой книги необходимо сформировать в журнал и прошить.

На последней странице должно указываться общее количество листов и стоять подпись руководителя организации, главного бухгалтера и оттиск круглой печати компании, при ее наличии. Кроме того, можно вести кассовую книгу полностью в электронном виде.

В этом случае все записи обязательно должны быть заверены электронными подписями уполномоченных лиц, а информация и ее редактирование должны быть защищены от несанкционированного доступа с помощью дополнительных технических средств

Кассовая книга: образец заполнения вручную и требования к заполнению

Ведение кассовой книги в 2019 году начинается с нумерации и прошивки ее листов.

Концы шнуровки сзади журнала нужно заклеить бумажной полосой, на которой нужно указать количество листов, дату начала ведения кассовой книги и дату ее окончания.

Для заверения записи должны расписаться главный бухгалтер и руководитель организации, а также поставлена печать, при ее наличии. Выглядеть это должно так:

На титульном листе кассовой книги нужно указать наименование организации и период, на который открыт документ. Все записи нужно делать только синей или черной шариковой ручкой или чернилами.

Каждый лист делится на две части:

  • одна остается в книге;
  • вторая является отрывной и хранится вместе с реестрами РКО и ПКО.

Для заполнения листа кассир подкладывает копировальную бумагу таким образом, чтобы запись ручкой была на том листе, который остается в документе. Записи должны быть полностью идентичными, а вот подпись под копирку ставить нельзя. Поэтому расписаться в конце дня кассир должен на каждом экземпляре кассовой книги.

Все записи о РКО и ПКО вносятся построчно в соответсвующие графы, с указанием данных лица, которое внесло или получило деньги. Приход и расход проставляются в разных колонках. Если одного листа не хватает для отражения всех операций за один день, кассир должен заполнить строку «перенос», в которой записывается общая сумма прихода и расхода денег на этот момент.

Следующий лист кассовой книги начинается с этих же сумм.

В конце дня следует подвести итоги и указать общий оборот по кассе за день и вывести остаток наличных средств на конец дня.

Если в кассе фигурировали суммы, предназначенные для выдачи заработной платы или пособия по платежной или расчетно-платежной ведомости, кассир обязательно выделяет их в строке «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии». После того как все записи внесены, их сверяет с первичными документами и заверяет главный бухгалтер.

Правильно заполненный лист кассовой книги за день выглядит так:

Административная ответственность

Нарушение правил ведения кассовой книги или ее отсутствие является административным правонарушением, ответственность за него предусмотрена статьей 15.1 КоАП РФ, как за нарушение обращения с денежной наличностью. За такой проступок органы ФНС могут наложить административный штраф:

  • в размере от 40 тысяч до 50 тысяч рублей на саму организацию;
  • в размере от 4 тысяч до 5 тысяч рублей на руководителя или главного бухгалтера.

Образец заполнения кассовой книги

Источник: https://ppt.ru/kkt/kassovaya-kniga

4. Порядок ведения кассовой книги и обязанности кассира

Как подшивать кассу за месяц

4.1. С целью обеспечения осуществления расчетов наличными предприятия должны иметь кассу, а их руководители должны обеспечить надлежащее обустройство этой кассы и надежное хранение наличных средств в ней.

Если по вине руководителей не были созданы надлежащие условия для обеспечения сохранности средств во время их хранения и транспортировки, то они несут за это ответственность в установленном законодательством Украины порядке.

Хранение в кассе наличных и других ценностей, не принадлежащих этому предприятию, запрещается.

4.2. Все поступления и выдачу наличных в национальной валюте предприятия отражают в кассовой книге (приложение 5).

Каждое предприятие (юридическое лицо), имеющее кассу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличными в национальной валюте (без учета касс обособленных подразделений).

Обособленные подразделения предприятий, проводящие операции по приему наличных за проданную продукцию (товары, работы, услуги) с оформлением их приходным кассовым ордером, а также по выдаче наличных на выплаты, связанные с оплатой труда, производственные (хозяйственные) нужды, другие операции с оформлением их расходными кассовыми ордерами и ведомостями, ведут кассовую книгу.

Обособленные подразделения предприятий, страховые агенты, брокеры, распространители лотерей, которые осуществляют наличные расчеты с применением РРО или РК и ведением КУРО, но не проводят операций по приему (выдаче) наличных по кассовым ордерам, а также предприниматели кассовую книгу не ведут.

Листы кассовой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены оттиском печати предприятия (юридического лица). Количество листов в кассовой книге подтверждается подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия (юридического лица).

Записи в кассовой книге осуществляются в двух экземплярах (через копировальную бумагу) чернилами темного цвета чернильной или шариковой ручкой.

Первые экземпляры, являющиеся неотрывной частью листа кассовой книги — «Вкладные листы кассовой книги», остаются в кассовой книге.

Вторые экземпляры, являющиеся отрывной частью листа кассовой книги — «Отчет кассира», являются документом, по которому кассиры отчитываются по движению денег в кассе. Первые и вторые экземпляры имеют одинаковые номера.

Исправления в кассовой книге, как правило, не допускаются. Если исправления сделаны, то они подтверждаются подписями кассира, а также главного бухгалтера или замещающего его лица.

4.3. Записи в кассовой книге производятся кассиром по операциям получения или выдачи наличных по каждому кассовому ордеру и расходной ведомости в день их поступления или выдачи. При отсутствии движения наличных в кассе в течение рабочего дня записи в кассовой книге в этот день могут не осуществляться.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подытоживает операции за день, выводит остаток наличных в кассе на начало следующего дня и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира вторые экземпляры, являющиеся отрывной частью листа кассовой книги (копию записей в кассовой книге за день), с приходными и расходными кассовыми ордерами под роспись в кассовой книге. Наличные, выданные по расходным ведомостям на выплаты, связанные с оплатой труда, отражаются в кассовой книге по истечении сроков этих выплат (согласно пункту 2.10 настоящего Положения), а закрытие вышеуказанных документов и выписывание соответствующих расходных кассовых ордеров осуществляются в порядке, определенном в пункте 3.9 настоящего Положения.

Если бухгалтерия и кассир предприятия (юридического лица) не работают в выходные и праздничные дни, а его обособленное подразделение, использующее при расчетах РРО (РК), в эти дни работает, но не ведет кассовой книги, то записи в кассовой книге юридического лица осуществляются на следующий рабочий день предприятия — юридического лица.

Предприятия, имеющие обособленные подразделения, которые проводят кассовые операции с отражением их в кассовой книге и режим работы которых не совпадает с распорядком функционирования бухгалтерии предприятия — юридического лица, внутренним документом определяют порядок взаимодействия обособленных подразделений с бухгалтерией предприятия (юридического лица) согласно требованиям законодательства Украины, в частности определение времени рабочих смен, обеспечение бухгалтерского учета кассовых операций и т. п.

4.4. Предприятия при условии обеспечения надлежащего хранения кассовых документов могут вести кассовую книгу в электронной форме при помощи компьютерных средств.

Программное обеспечение, при помощи которого ведется кассовая книга, должно обеспечивать визуальное отражение и распечатывание каждой из двух частей листа кассовой книги («Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира»), которые по форме и содержанию должны воспроизводить форму и содержание кассовой книги в бумажной форме.

Записи в кассовой книге осуществляются на основании соответствующей информации из кассовых документов. Записи в кассовую книгу должны вноситься до начала следующего рабочего дня (т. е. с остатками на конец предыдущего дня), а также содержать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Страницы кассовой книги должны нумероваться автоматически в порядке возрастания с начала года.

В случае распечатывания «Вкладного листа кассовой книги» в конце месяца должно автоматически распечатываться общее количество листов кассовой книги за этот месяц, а в случае распечатывания в конце года — их общее количество за год.

После распечатывания «Вкладного листа кассовой книги» и «Отчета кассира» кассир обязан проверить правильность составления этих документов, подписать их и передать «Отчет кассира» вместе с соответствующими кассовыми документами в бухгалтерию под роспись во «Вкладном листе кассовой книги».

«Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранится кассиром отдельно за каждый месяц.

По завершении календарного года (или в зависимости от необходимости) «Вкладной лист кассовой книги» формируется в подшивки в хронологическом порядке.

Общее количество листов за год подтверждается подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия — юридического лица, а подшивки формируются в книгу, которая скрепляется оттиском печати предприятия (юридического лица).

По завершении календарного года кассовая книга на электронных носителях должна передаваться для хранения согласно законодательству Украины.

4.5. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера или работника предприятия, уполномоченного на это руководителем.

4.6. Старший кассир перед началом рабочего дня (при наличии на предприятии нескольких кассиров) выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных под роспись в книге учета выданных и принятых старшим кассиром денег (приложение 6), которую ведет старший кассир.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться о полученных и выданных наличных по соответствующим кассовым документам и сдать остаток наличных и кассовые документы по проведенным операциям старшему кассиру под роспись в книге учета выданных и принятых старшим кассиром денег.

Книга учета выданных и принятых старшим кассиром денег применяется также для учета наличных, выданных из кассы предприятия доверенному лицу, выплачивающему заработную плату в течение установленного срока, и возврата им имеющихся наличных и кассовых документов.

4.7. Руководитель предприятия в случае зачисления на работу кассира заключает с ним договор о полной материальной ответственности и знакомит его под роспись с требованиями настоящего Положения.

4.8. Кассир согласно законодательству Украины несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены выполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя. С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности на время выполнения им обязанностей кассира.

При отсутствии кассира (в связи с болезнью и т. п.) ценности, переданные ему под ответственность, пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера или в присутствии комиссии, назначенной руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

Предприятия, штатным расписанием которых не предусмотрена должность кассира, выполнение его обязанностей могут возлагать согласно письменному распоряжению руководителя на бухгалтера или другого работника, с которым заключается договор о полной материальной ответственности.

4.9.

На предприятиях, имеющих обособленные подразделения или обслуживающихся централизованными бухгалтериями, оплату труда, выплаты пособий в связи с временной нетрудоспособностью, стипендий и премий могут производить по письменному приказу руководителя другие, кроме кассиров, лица, с которыми заключается договор, предусмотренный пунктом 4.7 настоящей главы, и на которых возлагаются обязанности, установленные для кассиров настоящим Положением.

4.10. С целью контроля за сохранностью наличных средств на предприятиях проводятся инвентаризации касс. Для проведения инвентаризации кассы, которая должна осуществляться согласно приказу руководителя, назначается комиссия, которая по завершении инвентаризации кассы составляет акт о результатах инвентаризации имеющихся средств (приложение 7).

Комиссия проверяет наличие средств путем полного пересчета всех наличных средств, имеющихся в кассе, ценных бумаг, чековых книжек и т. п. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.

Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, второй — остается у материально ответственного лица.

До начала инвентаризации все материально ответственные лица (лица, отвечающие за сохранность средств) дают расписку, определенную в приложении 7.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах (для материально ответственного лица, сдавшего ценности, материально ответственного лица, принявшего ценности, а также бухгалтерии).

Инвентаризация касс проводится на каждом предприятии в сроки, установленные руководителем, с покупюрным пересчетом всех наличных средств и проверкой других ценностей, хранящихся в кассе. Остаток наличных в кассе сверяется с данными учета по книгам учета.

Наличные, хранящиеся в кассе, но не подтвержденные кассовыми документами, считаются излишком наличных в кассе. В случае применения предприятием в расчетах РРО сверяется сумма имеющихся наличных на месте проведения кассиром расчета с суммой, указанной в отчете РРО (в РК и КУРО).

При выявлении в ходе инвентаризации недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается сумма недостачи или излишка и выясняются обстоятельства их возникновения.

Сумма недостачи возмещается согласно законодательству Украины, а излишек оприходуется в кассе и зачисляется в доход соответствующего предприятия.

При автоматизированном ведении кассовой книги следует проводить проверку правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Вышестоящие организации (при их наличии) на всех подведомственных предприятиях, а также аудиторы (аудиторские фирмы) согласно заключенным договорам в ходе проведения документальных ревизий обязательно проводят инвентаризацию касс и проверяют соблюдение порядка ведения кассовых операций. В хозяйственных обществах, если это предусмотрено их уставом, такие ревизии проводят ревизионные комиссии.

Проверки соблюдения порядка ведения операций с наличными осуществляют определенные законодательством Украины органы контроля согласно их компетенции (далее — органы контроля).

Источник: https://i.factor.ua/law-153/section-646/article-11941/

ЗнатокПрав
Добавить комментарий