Журнал передачи документов под роспись

Журнал передачи документов под роспись образец скачать

Журнал передачи документов под роспись

Журнал передачи документов Журнал передачи документов Данная закладка карточки документа предназначена для фиксирования действий, связанных с передачей бумажных оригиналов или копий документов пользователям Системы или действий, связанных со списанием бумажных и электронных документов в дела.

Операции с передачей или списанием документа в дело могут осуществлять только пользователи, входящие в группу “Оператор журнала передачи документов”.

Запись о передаче документа сотруднику Для того чтобы добавить в журнал запись о передаче документа, карточка которого открыта в данный момент, выполните следующие действия: Перейдите на закладку “Журнал передачи”.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

  • Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»
  • Документооборот договоров: мастер-класс
  • Журнал выдачи ключей
  • Журнал передачи документов
  • Акт приема передачи документов
  • Как правильно вести журнал учета печатей и штампов?
  • Журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма № МХ-2)

Общие положения 1. военная прокуратура и другие военные прокуратуры соблюдают требования настоящей Инструкции в части исполнения поручений Генеральной прокуратуры, подготовки и оформления документов, представляемых на подпись руководству Генеральной прокуратуры, а также в части организации документооборота, входящего в компетенцию органов военной прокуратуры.

Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

Москва 1. Общие положения 1. Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Правила работы с секретными документами устанавливаются Инструкцией по обеспечению режима секретности в министерствах, ведомствах, на предприятиях, в учреждениях и организациях утверждена Постановлением Совета Министров СССР от К документированной служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Документированная служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых организацией проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также других служебных документах, не подлежит разглашению.

К документированной служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены: Руководители структурных подразделений учреждений, организаций, предприятий и т. Документированная служебная информация ограниченного распространения без санкции руководителя организации или его заместителей не подлежит разглашению распространению.

За разглашение документированной служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник организации может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Порядок приема и учета документов и изданий 2. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений. Такие документы учитываются по количеству листов, а издания книги, журналы, брошюры – по экземплярам.

При незначительном объеме таких документов, разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами.

Дополнительно размноженные экземпляры документа издания учитываются за номером этого документа издания , о чем делается отметка на размножаемом документе издании и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

Размножение и рассылка отправка документов и изданий 3. Указываются также наименование файла, дата печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ.

Подписанные документы вместе с черновиками передаются для регистрации специалисту службы документационного обеспечения организации, осуществляющему их учет; передаются специалистам структурных подразделений организации под расписку.

Черновики и варианты уничтожаются этим сотрудником с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: Указатель рассылки подписывается исполнителем, руководителем структурного подразделения организации, готовившего документ предварительно согласованный с соответствующим заместителем руководителя организации.

Учет размноженных документов осуществляется по экземплярам. Воронеж, ул. Кирова, д. Группировка исполненных документов в дела 4.

Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства.

В случаях, когда в организации образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел приказы, инструкции, сводки и т.

Содержащиеся в деле документы постоянного срока хранения группируются в отдельное дело дела , которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел.

Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку хранения содержащихся в нем документов.

Использование документов, дел и изданий. Просмотр осуществляется при передаче дел из структурных подразделений в архив организации, в процессе хранения дел в ведомственном архиве, а также при подготовке дел постоянного срока хранения к передаче в государственный архив.

Решение комиссии оформляется составляемым в произвольной форме актом, который утверждается руководителем организации. Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив организации, а на дела постоянного срока хранения – в государственный архив.

Отбор документов, дел и изданий для хранения и к уничтожению 6. Дела из структурных подразделений в архив организации передаются в обработанном виде. В учетных формах об этом делается соответствующая отметка со ссылкой на соответствующий акт.

Обеспечение сохранности документов, дел и изданий. Проверка их наличия 7. При этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 5.

Обо всех проведенных изъятиях или перемещениях делаются отметки в учетных документах, включая внутренние описи. В состав комиссий включается специалист, ответственный за учет и хранение этих документов.

Результаты проверок оформляются актом. Результаты расследования докладываются заместителю руководителя организации, назначившему комиссию.

Документооборот договоров: мастер-класс

Обране Заполняем первичную документацию Ежедневно бухгалтер отражает в учете различные операции, например по движению денежных средств в кассе предприятия, оприходованию или списанию основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов или материалов, учитывает работу автотранспорта или осуществляет расчет заработной платы.

На основании каких первичных документов производятся эти операции и как их правильно заполнить. Первичные документы должны быть составлены в момент проведения каждой хозяйственной операции или, если это невозможно, непосредственно после ее завершения. Они являются основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций. Согласно п.

Журнал выдачи ключей

Скачать образец описи переданных документов Предлагаем подробнее остановиться на передаче документов исполнителю, то есть сотруднику компании, который в связи со служебной необходимостью временно получил документ из места его постоянного хранения.

Прежде всего, следует разграничивать опись передаваемых документов как протокол, или акт приема-передачи, и общий журнал регистрации, или реестр переданных документов.

Если целью первого документа является регистрация и учет всех передаваемых документов с фиксацией названия документа, его типа оригинал-копия , кол-ва листов, даты передачи и даты возврата, то акт приема-передачи является подтверждением одной записи в журнале передачи.

Для ведения описи переданных документов используется либо рукописный журнал, куда вручную вносятся сведения, либо бланк в формате MS Excel скачать бланк описи переданных документов. Для фиксации факта передачи документа необходимо составить протокол, или акт приема-передачи документов, бланк которого может выглядеть следующим образом.

Синякова М. Некоторые компании поступают так даже с договорами. Автор объясняет, какие процедуры необходимо соблюсти, чтобы потом быть уверенными в юридической силе подобных документов.

Здесь в ход идут аппаратные отметки факса, подтверждения получения электронной почты, классические журналы регистрации исходящей и входящей корреспонденции, специальные условия в тексте договоров или соглашения об организации электронного документооборота между компаниями.

СВК п.

Журнал передачи документов под роспись образец журнал передачи документов под роспись образец Акт приемки передачи является двусторонним документом. Образец акта приема-передачи документов. Журнал передачи документов.

Журнал передачи документов

Ответить admin 29 10 Здравствуйте! Каких-либо рекомендаций по этому поводу в нормативных документах нет. Алина 10 11 Здравствуйте!

Путевые листы: Как используют этот регистрирующий документ, является ли типовая форма обязательной к применению и возможна ли альтернатива, расскажет эта публикация. Журнал учета движения путевых листов:

Уведомление о расторжении договора аренды При принятии к учету основного средства , приобретенного за плату, необходимо составлять первичные учетные документы по формам, которые утверждены в учетной политике организации для целей бухучета.

Необязательно использовать в данном случае только унифицированные формы – организация вправе самостоятельно разработать формы первичных учетных документов, которые она будет применять, в том числе для приемки основных средств, приобретенных за плату.

Акт о приеме оборудования имеет унифицированную форму ОС – организация вправе использовать ее для составления акта о приеме оборудования.

Форма акта приема -передачи оборудования утверждена Постановлением Госкомстата России от Данная форма может использоваться и в качестве образца для составления акта — ее можно дополнить необходимыми реквизитами или наоборот, удалить ненужные реквизиты.

Как правильно вести журнал учета печатей и штампов?

В каких случаях применяется акт приема-передачи Ниже перечислены ситуации, в которых необходимо составление акта прием-передачи: Следует отметить, что приведенный выше перечень не является исчерпывающим.

Рассмотрим более детально особенности оформления передачи документации в каждом случае. Оформление архивного хранения Порядок передачи бумаг в архив регламентируются соответствующими правилами и нормативными актами.

Во многих организациях имеется в наличии свой собственный архив и сотрудник, отвечающий за его работу.

Скачать бланк по форме КО-5 и образец заполнения книги учёта в году. Книга учёта денежных средств (форма КО-5) – это документ, в котором отражается выдача и остаток денег сдаётся обратно старшему кассиру под его роспись. Дата передачи денег между старшим кассиром и кассиром.

Как правильно вести журнал учета печатей и штампов? Основная деятельность юридических лиц требует наличия печатей и штампов. Их оттиски придают легитимность информации, изложенной на бумаге. Поэтому выдавать эти предметы, имеющие большую юридическую ценность, для использования их по назначению необходимо строго под роспись и только доверенным сотрудникам.

Журнал учета выдачи инструкций по охране труда Журнал учета выдачи инструкций по охране труда — важный документ фиксации информирования и раздачи инструкций по охране труда работникам.

Каждая компания, в стенах которой занимаются производством, может иметь подобный документ. По крайней мере это прописано в законах, касающихся Трудового кодекса.

Контролирующие организации строго за этим следят.

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Москва 1. Общие положения 1. Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Справка Для контроля за дисциплиной работников, минимизации несчастных случаев и поддержания порядка на предприятии при технической эксплуатации электрических установок предназначен специальный журнал.

Он помогает отслеживать, кому и когда был предоставлен доступ к оборудованию. Ниже представлен журнал выдачи ключей от электроустановок, скачать бесплатно который можно по ссылке.

Приведём основные правила ведения и образец заполненного документа.

Источник: https://bigbruinsgaragedoors.com/finansovoe-pravo/zhurnal-peredachi-dokumentov-pod-rospis-obrazets-skachat.php

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистриро

Журнал передачи документов под роспись

– Минуточку, Иван Сергеевич!– Что такое?– Пока не произведем опись всех документов, о душе и речи быть не может.– Ну и бюрократ же ты, Вертер! […]– Но если мы допустим беспорядок в документации, потомки нам этого не простят. […] Вот, недавно, Иванов А.В. привез гадину из мезозойской эры. И мы записали, что это – птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу!– Это ужасно, Вертер. Ужасно…К/ф « Гостья из будущего»

Наверное, все помнят педантичного робота Вертера, смотрителя Института Времени из любимого многими фильма «Гостья из будущего».

И наверняка многие улыбались, когда этот обаятельный киногерой регистрировал принесенные артефакты и вел с прибывающими учеными забавный диалог про «гадину из мезозойской эры»! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации.

Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом. Но мы-то с вами теперь точно знаем, что Иван Сергеевич, мягко говоря, ошибался!

Думаю, всем секретарям и делопроизводителям, начинающим работу с нуля, знакомо это чувство смятения и растерянности.

Идет непрерывный поток разнообразных документов: что из этого потока регистрировать? что не регистрировать? если регистрировать, то как? какие документы и каким образом хранить? кому рассылать? И тому подобные «страшные ужасы»! На первых порах новичка может охватить настоящая паника, особенно если нет ни инструкции по делопроизводству, ни сколько-нибудь налаженной схемы документооборота.

«Спокойствие, только спокойствие!» – как сказал бы Карлсон, мужчина «в самом расцвете сил». Мы поможем вам разобраться с регистрацией[1]: какие журналы заводить, что в них писать, кому что выдавать и т.д.

Я постараюсь дать универсальные рекомендации, следуя которым вы сможете не только самостоятельно выстроить основу документооборота организации, не наплодив сколь-нибудь страшных ошибок, но и развить его, модифицировать и усовершенствовать, приспособив под нужды и особенности конкретной организации.

Рекомендации, которые я дам в этой статье, основаны на личном опыте и обкатаны в течение нескольких лет работы в канцелярии.

Пожалуй, приступим

Итак, нам потребуется:

  1. компьютер, оснащенный пакетом программ MS Office (в частности, MS Excel);
  2. сканер;
  3. принтер;
  4. корпоративная электронная почта (если ее нет, то бумага А4 в несколько повышенном количестве для ксерокопий);
  5. штамп «Вход. №_______, «____» ___________20___г.». Он может быть куплен как готовым, так и самонаборным. Если нет штампа – не беда! Напишете необходимые отметки от руки.

Наверное, я огорчу некоторых из вас, сказав, что для правильно организованного документооборота нужно регистрировать практически все документы, проходящие через секретаря (канцелярию), потому что в большинстве организаций принято, чтобы всякое движение документов осуществлялось именно через секретаря или канцелярию.

Далее разобьем весь поток документов на несколько больших групп:

  1. внутренние документы, создаваемые и перемещающиеся только внутри вашей организации (служебные и докладные записки, протоколы и т.д.);
  2. договоры и связанные с ними документы (приложения, спецификации, дополнительные соглашения, протоколы разногласий и согласования разногласий, соглашения о расторжении и др.);
  3. входящие документы, поступающие извне: по почте, по факсу, по электронной почте, с курьером, привозимые работниками из командировок и т.д.;
  4. исходящие официальные письма;
  5. документы, отправляемые из вашей организации.

Остановимся подробнее на каждой из групп документов.

Внутренние документы

Их нужно обязательно регистрировать и систематизировать. Обычно требуется четыре реестра регистрации:

Помните, что распоряжения может издавать не только директор, но в пределах своей компетенции и иные руководители отделов и служб, директоры по направлениям и прочие ответственные лица, за кем данная функция закреплена распорядительными документами (приказом) или учредительными документами (уставом организации).

Для распоряжений каждая из служб или отделов должна вести отдельный реестр (в Примере 2 они выполнены в виде отдельных вложенных листов; их можно увидеть, посмотрев в нижний левый край документа) и использовать буквенную индексацию (например, распоряжения по отделу логистики могут иметь буквенный индекс ОЛ (Пример 3), распоряжения по бухгалтерии – буквенный индекс ГБ (Пример 4)).

Распоряжения по всей компании в целом могут регистрироваться без буквенного индекса.

  • Реестр служебных, пояснительных и докладных записок. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 5. 

Пояснения по столбцам:

«П/н» – порядковый номер.

«Дата» – дата документа.

«№ записки» – номер документа.

«Кому адресована/отослана» – перечень должностей и Ф.И.О. лиц, которым адресован и отослан данный документ.

«» – краткое содержание документа.

«ГИД» – должность и Ф.И.О. главного исполнителя документа.

«Примечание» – примечания и служебные отметки.

Порядок регистрации, рассылки и хранения документов, относящихся к данной группе, можно представить в виде схемы:

  • Реестр протоколов совещаний. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 7. Регистрация и рассылка протоколов исполнителям осуществляется по вышеприведенной схеме.

Если в вашей организации есть другие виды документов, требующих регистрации, то создать реестр по вышеприведенным образцам вам не составит труда.

Наш совет. Стремитесь к разумной унификации реестров. Если можно какие-то виды документов объединить и регистрировать в общем для них реестре – делайте один общий журнал подобно реестру служебных, пояснительных и докладных записок, в который заносятся незначительно отличающиеся друг от друга виды внутренних документов.

Договоры

Общий вид и варианты заполнения представлены в Примерах 8–10. Останавливаться на нем не будем, т.к. в мартовском номере[3] я подробно описывала, как создать и вести этот реестр.

Входящие документы

Оптимальнее всего будет регистрировать их в едином реестре входящей корреспонденции. Конечно, никто не запрещает вам создать отдельные реестры для документов, поступающих по факсу, по электронной почте и т.д.

, но этим вы создадите себе лишние хлопоты, а возможно, и неприятности: например, на запрос руководителя «подобрать все полученные документы от ООО „Эдельвейс“» вы забудете просмотреть пару регистрационных журналов или, открывая большое количество разнообразных реестров и соединяя полученные путем наложения фильтров данные в единый документ, сильно затянете сроки выполнения данного вам поручения.

Итак, реестр регистрации входящей корреспонденции в наиболее общем виде должен выглядеть так, как представлено в Примере 11.

Пояснения по столбцам:

«№ п/п» – номер по порядку (не путать с регистрационным номером!).

«Дата регистрации» – официальная дата регистрации.

Здесь нужно дать некоторые пояснения.

Внимание! Я буду «учить вас плохому»: вы, вероятно, уже читали в книгах по делопроизводству, что поступившая корреспонденция должна регистрироваться в день ее получения. На самом деле «день получения» – это понятие несколько размытое.

Так, у простых почтовых писем, получаемых через «Почту России», фактическую дату получения отследить практически невозможно: на конверте присутствует только оттиск почтового календарного штемпеля с датой поступления письма в ваше отделение связи. За получение простого письма на почте расписываться не нужно.

Отсюда следует, что зарегистрировать такое письмо можно и «завтра», а в зависимости от его содержания – и вовсе «потерять».

Сложнее обстоит дело с письмами, за получение которых вы где-либо расписываетесь.

В этом случае дата, проставленная в соответствующей графе с подписью, должна соответствовать той дате, которую вы ставите на извещении о получении заказного или ценного письма, дате, которую вы поставили на уведомлении о вручении, если таковое было, дате, которую вы проставили рядом со своей росписью в доставочном листе, спешно привезенном курьером, и т.д.

«Регистрационный номер» – номер, присваиваемый данному пакету документов и проставляемый с помощью штампа «Вх. №» или от руки в правом нижнем углу каждого одностраничного документа и на первой странице многостраничного, если иное не предусмотрено инструкцией по делопроизводству организации.

Номер может быть как числовым, так и буквенно-числовым (это предпочтительнее, т.к. я рекомендую разбить входящие на следующие подгруппы и ввести для каждой буквенный индекс: Ф – факс, ЭП – электронная почта).

Без индекса следует регистрировать бумажные документы, полученные иными путями (например, доставленные работником организации и сданные на регистрацию по возвращении его из командировки; доставленные гостями, посетившими вашу организацию с деловым визитом и т.д.).

Буквенный индекс может быть абсолютно любым, в зависимости от ваших насущных потребностей, например, ЗП – заказное письмо, ЦП – ценное письмо и т.д. Но не очень увлекайтесь, а то сами запутаетесь.

Обратите внимание! Все поступившие к вам документы должны иметь регистрационные номера, а вот проставлять их с помощью штампа или от руки нужно не везде. Обычно перечень таких документов уточняется в беседе с руководителем компании или/и с руководителями соответствующих служб и подразделений. Например, штамп «Вх. №» можно не проставлять на следующих документах:

  • первичные бухгалтерские документы (товарные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ и т.д.);
  • документы, полученные из различных судебных инстанций (в этом случае, как вариант, надпись «Вх. №» может проставляться карандашом или на обороте документа);
  • международные товарные накладные CMR.

Не вся поступающая корреспонденция подлежит обязательной регистрации.

Как правило, не вносятся в реестр регистрации входящих документов поступающие рекламные и поздравительные материалы (открытки, проспекты, брошюры, буклеты), а также документы, поступающие по электронной почте, но не имеющие признаков оригинала (таких как исходящий номер, дата, должность и Ф.И.О. ответственного лица, подпись, печать) и выполненные не на бланке организации.

На первых порах рекомендую заносить в реестр все поступающие документы, даже если они носят рекламно-информационный характер и не имеют признаков, присущих деловой бумаге, т.к. практика показывает, что неопытный работник, ведущий регистрацию, по первости не всегда может верно оценить характер и важность полученных документов (см. эпиграф к статье).

Наш совет. Не выбрасывайте вскрытые конверты. Причем даже если вы не проставили на документах номер (из вышеприведенных мною или других подобных соображений), то на конверте его нужно проставить обязательно. После чего конверт прикрепляют (степлером или скрепкой) к документам, которые в нем пришли.

Входящий регистрационный номер нужно обязательно проставлять на вашем экземпляре накладной экспресс-оператора. Если в момент доставки вы видите, что экземпляр накладной один и курьер явно намерен его забрать себе, то не поленитесь и сделайте ксерокопию. Советуем сохранять эти накладные в отдельной папке. Рано или поздно эта папка вам может очень пригодиться.

«Организация-отправитель» – наименование организации или физического лица контрагента, указанное на почтовом конверте. Это очень важное уточнение, особенно если вы работаете с контрагентами, имеющими многочисленные филиалы в разных городах, т.к. иногда очень важно знать, от кого фактически поступил пакет.

«Адрес отправителя (фактический)» – списывается с конверта.

«» – самая важная графа. Сюда аккуратно вписываем все, что пришло в этом пакете, а именно исходящие номера, даты и названия присланных документов. Если присланы копии каких-либо документов, то в скобках указываем «копия»; если эти документы являются заверенными копиями, то пишем «заверенная копия».

Источник: https://www.profiz.ru/sr/7_2015/registracia/

Учимся принимать дела и документы

Журнал передачи документов под роспись

Необходимость в приеме-передаче дел и документов между работниками возникает довольно часто, но упоминание о такой процедуре во внутренних документах организаций встречается редко.

Более того, этот вопрос не нашел должного отражения и в нормативных правовых актах, регулирующих трудовые отношения, хотя именно в этой сфере проблемы, возникающие вследствие ненадлежащего оформления приема-передачи дел и документов, более чем актуальны.

Как и когда должны происходить прием и передача дел между работниками? Кто может участвовать в процессе приема и передачи дел и документов? Какими документами регламентируется процедура приема и передачи дел и документов? Каковы основные этапы приема и передачи дел и документов? Как оформляется прием и передача дел и документов? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (п.

3), дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (п. 71). Как видно, «дело» и «документ» – не одно и то же, несмотря на то, что принято говорить о передаче дел в целом.

Однако в ситуациях, когда передаются и дела, и документы, это не вполне корректно. Поэтому по тексту статьи используется словосочетание «прием-передача дел и документов».

Зачем нужно передавать и принимать дела?

Дела и документы передают:

  • чтобы рабочий процесс не прерывался;
  • чтобы трудовые обязанности отсутствующего работника выполнялись надлежащим образом;
  • чтобы можно было оценить объем работы работника, принимающего дела;
  • чтобы можно было поделить зоны ответственности.
  • В основном необходимость передачи дел прямо или косвенно возникает в следующих распространенных для большинства работников ситуациях:
  • уход в отпуск (включая отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и пр.);
  • длительная командировка;
  • временная нетрудоспособность;
  • перевод на другую работу;
  • увольнение (по различным основаниям);
  • в иных случаях, когда работнику предстоит длительное время отсутствовать либо вовсе покинуть организацию.
  • Отметим, что довольно редко можно стать свидетелем полноценной передачи дел и документов уходящим работником. Даже если это и происходит в отдельных случаях, то практически никогда не оформляется должным образом.
  • С одной стороны, зачем оформлять передачу дел в случае, когда работник уходит в отпуск, уезжает в командировку или болеет? Ведь в период такого временного отсутствия его обязанности будут выполнять другие работники, специально назначенные приказом руководителя организации или в ином порядке, установленном в организации. Представим, например, ситуацию, когда временно отсутствует секретарь, в обязанности которого входит:
  • прием, экспедиционная обработка входящей корреспонденции, поступающей по различным каналам связи, проверка документов на бумажных носителях на предмет правильности доставки, целостности вложений; регистрация входящих документов в электронном журнале установленной формы, направление их на рассмотрение руководства и в структурные подразделения организации;
  • прием от работников организации исходящих документов, проверка правильности их оформления, наличия и комплектности приложений, регистрация в электронном журнале установленной формы;
  • формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности.

Очевидно, что такая работа должны выполняться своевременно. Если в организации не один секретарь, то все легко решается: другой секретарь, выполняющий те же обязанности, временно будет работать с двойной нагрузкой.

Но если секретарь в организации один, то без передачи дел и документов не обойтись, иначе лицо, которое не в полной мере знакомо с обязанностями секретаря, просто не справится, из-за чего может пострадать не только конкретный участок работы, но и деятельность организации в целом.

Кто обычно передает и принимает дела?

Инициатором передачи дел и документов является обычно либо работник, их принимающий, либо руководитель структурного подразделения, в рамках которого эти дела и документы передаются. Передаются они, соответственно, временно отсутствующим или увольняющимся работником, а принимаются либо новым работником, либо специально назначенным руководством лицом.

Казалось бы, ничего сложного в этом нет.

Однако на практике бывают случаи, когда увольняющийся работник ввиду конфликта или каких-либо других неблагоприятных обстоятельств передавать дела и документы не собирается, особенно если это не входит в его обязанности.

Ведь далеко не все люди увольняются с работы по собственному желанию, не все стараются до последнего момента сохранять хорошие отношения с руководством. Что делать в такой ситуации новому работнику?

Прежде всего, данный факт следует зафиксировать актом. Затем вновь принятый работник во избежание риска возложения на него ответственности за чужие ошибки, возможно, допущенные в документах, составленных его предшественником, может составить односторонний документ – опись принимаемых документов (Пример 2).

Обратите внимание. Отказ работника от передачи дел и документов при увольнении не является для работодателя поводом не осуществлять с ним расчет и не выдавать трудовую книжку – независимо от того, закреплена ли данная обязанность в трудовом договоре и/или должностной инструкции.

ПРИМЕР 2

Опись принимаемых документов

Опись дел и документов, принятых корпоративным секретарем Мироновой А.П.

№ п/пНаименование дела/документаРеквизиты дела/документаКоличество листов в деле/документеНаличие дела/документа в электронном видеПримечание
1Протоколы Общего собрания акционеров за период с 01 января 2011 года по 31 декабря 2011 годаПапка № 4-ОСА67 листовВ наличии на локальном компьютереВ папке находятся 17 подлинных документов и 1 копия документа
2Положение об Общем собрании акционеровот 15 января 2011 года, редакция № 228 листовОтсутствует

При приеме дел и документов мной выявлено:

1. Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 16 января 2011 года № 1/2011, имеется копия данного документа.

2. Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 20 апреля 2011 года № 5/2011 (копии нет).

Настоящая опись подтверждает прием вышеперечисленных дел и документов по состоянию на 03 мая 2012 года.

Корпоративный секретарь              Миронова       А.П. Миронова

Согласовано:

Заместитель начальника канцелярии

Маслова         Е.Д. Маслова

03 мая 2012 года

В какой момент следует передавать дела и документы?

Иногда случается, что дела и документы новый работник принимает у своего предшественника еще до выхода на работу. Заметим, что это довольно рискованно, поскольку новый работник, приняв дела, может по каким бы то ни было причинам не выйти на работу. Тогда логичен вопрос: в какой момент следует передавать эти дела и документы?

Дела и документы передаются, как правило, в день увольнения в связи с тем, что до последнего дня работник выполняет свои должностные обязанности. Особо ответственные работники делают это постепенно, разбивая процесс на несколько этапов, осуществляемых заблаговременно, в течение нескольких дней.

В этом случае лучше передать дела не непосредственно новому работнику, а лицу, назначенному руководителем структурного подразделения, в котором работал работник.

Если увольняется главный бухгалтер, то дела лучше передать непосредственно руководителю организации, поскольку он несет ответственность за правильность ведения бухгалтерского учета.

Бывает, что руководитель просит увольняющегося работника приехать в офис в день выхода на работу нового сотрудника, чтобы передать дела непосредственно ему, или, наоборот, человека, который еще не оформлен на работу, – прийти и принять дела у своего предшественника до выхода на работу. По нашему мнению, это неверно, поскольку прием и передача дел и документов осуществляются в рамках трудовых отношений. Следовательно, данная процедура должна осуществляться в рабочий день и в рабочее время как для передающего дела и документы, так и для принимающего их.

Чем регламентируется прием-передача дел?

Как уже было отмечено выше, нормативными правовыми актами вопрос приема-передачи дел и документов не регулируется. Это не удивительно, поскольку единую процедуру приема-передачи дел прописать невозможно, ведь в разных организациях требования к документообороту различны исходя из множества факторов. Есть лишь некоторые рекомендации на этот счет:

Извлечение

из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

(утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

III. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

3.1. Общие положения

[…] Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что: […] при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

Однако несмотря на отсутствие в законодательных нормах правил приема-передачи дел, организация может самостоятельно установить их в локальных нормативных актах, учитывая специфику деятельности, численный состав работников, их обязанности, ответственность, а также другие факторы, влияющие на необходимость приема-передачи дел и документов во избежание их утери и утраты. В этом случае соблюдение порядка приема-передачи дел будет обязательным для всех работников, ознакомленных с данным локальным нормативным актом в установленном порядке под личную подпись.

Положения о приеме и передаче дел и документов могут быть включены:

  • в инструкцию по делопроизводству:
  • положение о персонале;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о конкретном структурном подразделении и др.

 Кроме того, обязанность по передаче и/или приему дел и документов в специально оговоренных случаях рекомендуется закрепить в должностной инструкции и/или трудовом договоре.

Если же в организации отсутствует хоть какое-нибудь упоминание о необходимости приема-передачи дел в локальных нормативных актах, то в конкретных случаях можно предусмотреть это в приказе (Пример 3) или распоряжении.

ПРИМЕР 3

Приказ об организации приема-передачи дел и документов

Закрытое акционерное общество «Метрополь Инвест»

ПРИКАЗ

Источник: https://www.profiz.ru/sr/4_2012/priem_del_i_dok/

Документы на подпись руководителя | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Журнал передачи документов под роспись

Многие секретари руководителей зачастую сталкиваются с необходимостью передачи определенных документов на подпись своему непосредственному начальнику.

Если быть точнее, это является одной из важнейших обязанностей секретаря. От того, насколько быстро будет вынесено решение по тому или иному вопросу во многом зависит отлаженная деятельность всей организации.

Поэтому давайте рассмотрим данный вопрос более подробно.

Из данной статьи вы узнаете:

  • как организовать передачу документов на подпись;
  • в какие сроки необходимо передавать документы;
  • как организовать эффективный документооборот.

Каждый секретарь имеет на своем рабочем столе ряд документов и папок, в которых он должен уметь быстро ориентироваться.

Более того, опытный секретарь всегда знает, какие документы и где лежат в данный момент.

Чтобы не потерять важные деловые бумаги, требующие вынесения по ним решения, рекомендуем ознакомиться с данным материалом, который поможет вам существенно облегчить работу с документами.

Организация передачи документов на подпись

В крупных организациях существует специальная служба ДОУ (служба документационного обеспечения управления), которая организовывает и следит за движением всех деловых бумаг в компании.

Одной из главных задач сотрудников данного отдела является сокращение временных затрат, необходимых для согласования того или иного решения. Более того, служба ДОУ занимается тем, что организовывает отлаженный “путь”, по которому из раза в раз перемещаются документы внутри компании.

Проще всего реализовать оперативное движение документов если в каждом отделе компании будет ответственный сотрудник, ответственный за передачу деловых бумаг.

Инструкция по делопроизводству. Раздел «Оформление и отправка исходящих документов»

Если речь идет о небольшой компании, то, как правило, наличие службы ДОУ является, скорее, ненужной затратой, поэтому вся ответственность за документооборот возлагается на секретаря. В этом случае можно обзавестись папками для документов, ожидающих ознакомления. Отметим, что при этом следует хранить отдельно документы ожидающие решения и деловые бумаги, решение по которым уже вынесено.

Сроки передачи документов на подпись

Для начала отметим, что большая часть документов не имеет обязательного срока, в течение которого по ним должно быть вынесено решение. Однако, если речь идет о документах от контролирующих органов, то большая часть из них содержит определенные сроки, за которые необходимо ознакомиться с документом и отправить ответное письмо или решение.

Более того, многие бухгалтерские документы (выставленные счета от подрядчиков, поставщиков и т.д.) также имеют срок действия, по истечению которого необходимо запрашивать новый документ.

Именно поэтому документы ожидающие решения должны передаваться на подпись руководителю как можно быстрее, чтобы возникшие задержки не сказывались на деятельности всей компании.

Также следует знать, что передача документов на ознакомление должна осуществляться в определенное время. Любой руководитель будет недоволен, если секретарь будет неоднократно приносить на подпись по одной бумажке. Именно поэтому следует составить расписание, согласно которому будет осуществляться прием документов и их согласование.

К примеру, согласно закону Парето, 80% эффективности достигаются в первые 20% рабочего времени. Поэтому рекомендуем передавать документы ожидающие решения в первой половине дня. Таким образом, ваш руководитель сможет детально ознакомиться с ними и принять решения по важным вопросам уже ко второй половине рабочего дня.

Отметим, что документы, требующие безотлагательного решения, должны передаваться на подпись сразу же после их получения.

Эффективный документооборот

Эффективность документооборота можно оценить, в первую очередь, по соотношению его качественных, количественных и временных показателей.

Качественные параметры — это принадлежность системы к автоматизированному, традиционному или смешанному типу; маршруты и стадии движения документов.

Количественные характеристики — это показатели объема документов, плотности потоков. Временные — скорость прохождения документом полного цикла.

Долой ежедневники! Какие программы помогут секретарю спланировать рабочий день руководителя

Для оптимизации документооборота необходимо соблюдение следующих условий:

  • наличие единого регламента оформления служебной документации и работы с ней;
  • исключение дублирующих делопроизводственных процессов за счет четкого распределения функций между сотрудниками;
  • современное техническое оснащение документационного обеспечения управления;
  • целесообразность и оправданность делопроизводственных операций;
  • сочетание традиционного и электронного делопроизводства, документационного и бездокументного обеспечения.

Несмотря на то, что резолюции выносят руководители, секретарь должен контролировать этот процесс и может в некоторой степени повлиять на него. То есть отслеживать, чтобы текст резолюции был сформулирован максимально конкретно, исключал возможные вопросы исполнителя.

Например, если руководитель просто указал фамилию сотрудника и дату исполнения, а суть поручения не описал, либо оно расплывчато («Прошу рассмотреть») такая резолюция неинформативна, и задача секретаря – объяснить это руководителю и попросить дополнить резолюцию.

В таких случаях нельзя давать ход документу без уточнений, так как это чревато неисполнением распоряжения.

Инструкция по делопроизводству. Раздел «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов»

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210764-qqq-17-m1-dokumenty-na-podpis-rukovoditelya

ЗнатокПрав
Добавить комментарий